Heqja e letrës me Menaxhuesin e Dosjes

Ndër më të mirat që kam gjetur në panairin e teknologjisë në Honduras, i cili po mbahet tani, unë kam gjetur një produkt të quajtur Dossier Manager, i cili është zhvilluar nga HNG Systems dhe që shpërndahet nga Lufego.

Në thelb ky sistem kërkon të zgjidhë problemin e ruajtjes së skedarëve, qofshin ata dixhitalë apo të shtypur. Vështirësia e ruajtjes së dokumenteve nuk është vetëm hapësira e nevojshme për të ruajtur letrat, por rëndësia që ata mbledhin për një institucion që nuk ka mundësi t'i hedhë larg, sepse në një moment ata duhet të shkojnë tek ata për konsultim ose për mbështetje formalitetet.

Për këtë ekzistojnë disa zgjidhje IT, ndonëse Menaxheri i Dosjeve duket jashtëzakonisht i fuqishëm:

1. Ruajtja e skedarit

Ndryshe nga aplikacionet e tjera që krijojnë dosje dhe skedarë brenda, ky është i bazuar në një parim "enë", e cila në një farë mënyre është shëmbëllimi i "skedarit". Pra, një kompani mund të vendosë të menaxhojë të gjithë dokumentacionin e saj atje dhe gjithçka që bën është të krijojë strukturën e dokumentit, me atribute dhe standarde ... ashtu si ka në procedurat e regjistrimit; pjesa tjetër është vetëm ruajtja. Thuhet në një kalicë të mirë "e adaptueshme për teknikat konvencionale të arkivimit, por nën një mjedis dixhital dhe të gjitha brenda një baze të dhënash"

Ka një ndërfaqe administrimi, e cila lejon krijimin e strukturave, përdoruesve dhe të drejtave të skedarëve; një ndërfaqe tjetër përdoruesi që është ajo që ruan dokumente ose i konsulton ata dhe një tjetër për konsultime të thjeshta publike. Sapo dokumentet të arkivohen, ato mund të redaktohen nga "check out", mjeti sjell funksionalitete për të prerë, fshirë dhe drejtuar dokumentet në rast të dokumenteve të skanuara. Në rast se janë dokumente me formate të pronarit, ato hapen në aplikacionin përkatës dhe me "check in" lejon kontrollimin e versionit ose thjesht zëvendësimin.

2. Kërkoni me ocr në formatet 69.

Ju mund t'i kërkoni këto, ose nga fjalët e tyre kyçe, atributet ose edhe nga përmbajtja e tyre. Asgjë e çuditshme në rastin e kërkimit të zyrës, AutoCAD ose dokumenteve të tjera të ruajtura në formatin e tyre vendas, por ato gjithashtu mund të jenë dokumente tif ose pdf dhe kërkime të sistemit duke bërë ocr brenda imazheve të skanuara.

Gjëja më e bukur e të gjitha, është se nuk ka asgjë të ruajtur në dosje, gjithçka gjendet brenda një baze të dhënash që mund të jetë MySQL, server sql ose orakull.

Kapja Ndërfaqja vjen e gatshme vetëm për të zgjedhur karakteristika kapjen përfshirë skanimin në format të dyfishtë, për të parë se si funksionon befasuar të shoh një escanner Fujitsu, ku ishte vendosur një kartë krediti, dhe vazhdoi në mënyrë të dyfishtë (double fytyrë) sikur të ishte një letër ... kjo makinë ka një aftësi për të skanuar fletët e dyanshme 1000 çdo ditë për vitet 5 ... që mund të quhet performancë e lartë.

3. Kontroll i largët i të dhënave

Ndër më tërheqëset e aplikacionit është niveli i tij i rritjes modulare, me zgjidhje nga 450 $ te zgjidhjet e korporatave që përfshijnë akses në distancë përmes shërbimeve të internetit. Një nga kompanitë që po e zbaton është Tigo, i cili në secilin prej Tigocentros ka vetëm një kompjuter, skaner dhe akses në Internet; Çdo skedar që ofron një klient ose shërbim hyn në sistem dhe ruhet automatikisht në zyrat qendrore.

Gjithashtu është duke u zbatuar nga Drejtoria Ekzekutive e DEI, për të kontrolluar procesin doganor përmes politikave të deklarimit për importimin e produkteve. Secili agjent doganor do të ketë një licencë, e cila do të lejojë të gjithë dokumentacionin të hyjë në sistemin qendror përpara se kontejneri të hyjë në vend ... megjithëse letrat në kopje të shtypura gjithmonë mbërrijnë brenda 15 ditëve në kuti kartoni.

zgjidhje të biznesit të ecin në krye të $ 20,000 licencës të pakufizuar të përdorimit për rastin, një kompani që ka prania në vendet 16 do të duhet të bëjë një investim prej $ 320,000 ... në krahasim me produktet e tjera do të jetë të paktën $ 180,000 nga vendi ... gati 3 milion dollarë.

Për më shumë informacion ju mund të kontaktoni Lufergo